Tweejaarlijkse cyclus
De zelfevaluatie met het digitale instrument en de visitatie door medewerkers van KET kennen een tweejaarlijkse cyclus.
Als u gaat werken met de KET-KIT, vult u eerst de digitale zelfevaluatie in. In deze fase kunt u ook zelf een klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren onder uw cursisten. In het digitale instrument is een format daarvoor opgenomen. Na de zelfevaluatie volgt de visitatie en op basis van beide ontvangt u een rapportage.
Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende fases en de daarbij horende werkwijze.
Fase 1: Zelfevaluatie
U vult de digitale zelfevaluatie in. U kunt zelf een rapportage genereren, waarin ook een oordeel is opgenomen over de kwaliteit van uw aanbod. Op basis van de score formuleert u SMART verbeterpunten en zet verbeteracties in gang. Dat wil zeggen dat u beschrijft wat u gaat doen om het aanbod te verbeteren en wanneer. Uw KET-visiteur volgt u op afstand tijdens deze fase.
U stelt het tijdpad tot de visitatie vast en maakt hiervoor afspraken met uw KET-visiteur.
Optionele KET-ondersteuning bij deze fase:
- Adviseren over de wijze van invullen van de zelfevaluatie, het schrijven van toelichtingen en onderbouwen van de zelfevaluatie.
- Training van het team m.b.t intervisie, collegiale consultatie en observatie.
Fase 2: Visitatie
De visitatie door KET, in het eerste jaar van de tweejarige overeenkomst, bestaat uit een aantal onderdelen:- Analyse zelfevaluatie.
- Analyse andere bronnen, zoals cursistenadministratie, klanttevredenheidsonderzoek, verslagen van intervisie etc.
- Gesprek met het management.
- Lesobservaties bij a-select gekozen docenten.
- Gesprekken met docenten.
- Gesprekken met cursisten.
Fase 3: Rapportage en beoordeling
De resultaten van de visitatie worden binnen vier weken na de observaties schriftelijk gerapporteerd. Dit rapport bevat een onderbouwde analyse van de kwaliteit van uw aanbod, mogelijke verbeterpunten en verbeteracties. Er zijn drie mogelijke uitkomsten:
1. Voldoende beoordeling
U voldoet aan de kwaliteitseisen en heeft de kwaliteit voldoende geborgd. Er zijn mogelijk verbeterpunten, maar die zijn onder controle. U heeft (SMART) vastgelegd hoe u de verbeterpunten gaat realiseren.
U ontvangt het KET-certificaat. U kunt dit certificaat bij al uw uitingen voeren. Het certificaat blijft geldig gedurende het eerst jaar van de overeenkomst met KET. Het certificaat wordt verlengd nadat de factuur voor het tweede jaar voldaan is. Na afloop van de tweejaarlijkse termijn start een nieuwe cyclus.
2. Uitgestelde beoordeling
U zou een onvoldoende beoordeling krijgen, maar dit kan voorkomen worden door een eenvoudig te realiseren verbetering. In dit geval krijgt u de gelegenheid deze verbetering binnen de termijn van vier weken door te voeren en hiervan bewijs te leveren.
Indien u duidelijk duurzaam en structureel bezig bent met monitoring en verbetering, kan KET in de plaats van een certificaat een verklaring daarover afgeven.
3. Onvoldoende beoordeling
U voldoet niet aan de kwaliteitseisen en/of heeft de kwaliteit onvoldoende geborgd. Er zijn veel verbeterpunten. U schrijft een SMART verbeterplan en gaat werken aan de verbetering van uw aanbod. KET kan op uw verzoek later nogmaals visiteren om te beoordelen of de kwaliteit van het aanbod voldoende verbeterd is (zie onder Aanvullende, optionele KET-diensten).
Indien u duidelijk duurzaam en structureel bezig bent met monitoring en verbetering, kan KET in de plaats van een certificaat een verklaring daarover afgeven.
Herhaling cyclus en behoud certificaat
Na twee jaar start een nieuwe cyclus, waarbij opnieuw op basis van een visitatie bekeken wordt of u voldoende kwaliteit biedt voor (behoud van) een certificaat.
Aanvullende, optionele KET-diensten
- Bespreking van het rapport in een gesprek met het management en/of het team.
- Advies bij het opstellen van het verbeterplan.
- Training van het team m.b.t. intervisie, collegiale consultatie en observatie.
- Na een onvoldoende beoordeling kan KET een herbeoordeling doen met een aanvullende rapportage. Indien u alsnog voldoet aan de kwaliteitseisen, ontvangt u het KET-certificaat.
Onafhankelijkheid: scheiding van diensten
Om onafhankelijkheid van de KET-visiteur te waarborgen, zorgen wij dat de werkwijze van KET transparant is en de beoordelingen objectief.
De drie KET-partners ITTA, Radboud in'to Languages en VU-NT2 verzorgen naast KET-diensten als afzonderlijke instellingen ook andere diensten. Zij trainen docenten en adviseren taalaanbieders rond kwaliteit van taalonderwijs. Om belangenverstrengeling te voorkomen, houden de KET-partners zich aan de volgende regels:
- Een visitatie wordt alleen uitgevoerd door een KET-partner die geen advies- of trainingsrelatie met de betrokken taalaanbieder heeft;
- Gedurende drie maanden voorafgaand aan de visitatie levert geen enkele KET-partner advies- of trainingsdiensten aan deze taalaanbieder.
Vertrouwelijkheid
KET-partners communiceren uitsluitend met de taalaanbieder zelf over de inhoud en procedure van de zelfevaluatie en externe visitatie, nooit met derden.
Klachtenprocedure
U kunt zich tot drie weken na ontvangst van de rapportage schriftelijk tot KET wenden. Indien nodig wordt een klachtencommissie bijeengeroepen die bestaat uit minimaal twee vertegenwoordigers van de in KET participerende universiteiten, waaronder niet de bij KET betrokken medewerkers. Deze klachtencommissie toetst of de procedure correct is gevolgd en of de beoordeling zorgvuldig tot stand is gekomen.